Povećajte svoju produktivnost izgradnjom sustava koji će vam pomoći prioritizirati ono što je bitno za ostvarenje ciljeva. Produktivnost je stvorena vrijednost podijeljena sa potrebnim resursima (vrijeme i trošak).
U današnje vrijeme smo preplavljeni kontinuiranim ulazom informacija i notifikacija. U takvom okruženju teško je držati fokus na ciljevima i dnevnim zadacima.
Kako bi povećali produktivnost, potrebno je mjeriti koliko vremena provodite na različite zadatke kako bi osigurali da su usklađeni sa onim što je vama najvažnije. Također potrebno je i osvijestiti što je potrebno poboljšati u postojećem sustavu. Možda ste primijetili da se lako umarate ili vas lako nešto omete. U tom slučaju trebate naučiti kako zaštiti svoju energiju i vrijeme da bi postali produktivniji. Možda radite po cijele dane, a čini vam se da nema pomaka prema željenim ciljevima. U tom slučaju trebate određeno vrijeme posvetiti na važnim zadacima koji će rezultirati željenim pomacima.
1. Najvažnije zadatke radite kada imate najviše energije
Ukoliko radite za sebe ili imate mogućnost organizirati svoje vrijeme, tada organizirajte svoje dnevne zadatke prema tome kada imate najviše energije, tako da najvažnije zadatke odradite upravo u tom vremenu.
Najčešće, ono što trebate nije više vremena nego više fokusa na posao koji trebate odraditi. Jer provođenje više vremena na nekom zadatku neće donijeti vrijednost ako ste ometeni ili ne možete uložiti više napora.
U svom radu možete koristiti pomodoro tehniku koja podrazumijeva da složenije zadatke podijelite na manje aktivnosti. Namjestite tajmer na onoliko pomodora koliko mislite raditi i radite neprekidno bez ometanja 25 minuta. Nakon toga obavezno uzmite pauzu od 5 minuta za opuštanje uma kroz razne aktivnosti kao što su istezanje, meditacija, kretanje. Kad završite četiri pomodora, uzmite malo dužu pauzu od 15-30 minuta.
Da bi imali više energije kroz dan potreban je dobar san, zdraviji obroci i tjelovježba.
2. Pišite liste zadataka
Možete ih pisati na post-it papiriće ili u digitalnoj aplikaciji. Ovo će vam pomoći da ispraznite svoje misle i prebacite ih na listu. Kada to napravite manje ćete osjećati preplavljenost ili neorganiziranost i moći ćete izdvojiti one važne zadatke i fokusirati se na njih.
Postoji razlika između važnih i hitnih zadataka. Hitni zadaci su najčešće vezani uz druge ljude i uz nedostatak vremena, dok su važni zadaci oni koje postavljate sami sebi i vezani su za vas ili vama najbliže.
Za određivanje prioriteta možete koristiti Eisenhowerovu matricu čime ćete imati više kontrole nad vašom dnevnom rutinom i produktivnosti.
Ako radite na više projekata koristite aplikaciju za upravljanje projektima. Pratite svoje projekte s najviše razine do detaljnije perspektive korištenjem Kanban ploče gdje možete pratiti što je u tijeku, što je napravljeno, što još nije riješeno.
3. Društvene mreže
Društvene mreže mogu biti vrlo korisne za napredak naših ciljeva, ali isto tako i crna rupa za produktivnost pa ih treba koristiti oprezno.
Procijenite svoj odnos sa društvenim mrežama. Koristite software za praćenje koliko vremena provodite na različitim društvenim stranicama i procijenite koliko i da li vam pomažu za postizanje vaših životnih i poslovnih ciljeva. Ukoliko je vaš zaključak da trošite više vremena na društvene mreže nego što od njih imate koristi, preporuka je da smanjite vrijeme na tim stranicama i koristite svoje vrijeme i energiju za vrijednije svrhe.
Preporuka je isključiti notifikacije kako bi smanjili ometanja i konstantno multitaskanje kroz dan. Odredite vrijeme u danu kada ćete se baviti društvenim mrežama, odgovarati na zahtjeve i notifikacije, čitati novosti.
4. Raščistite i organizirajte svoj radni prostor
Zatrpani radni prostor ometa vašu pažnju. Ako teško pronalazite stvari u vašem radnom prostoru, to je znak da ga trebate pospremiti. Ovo se posebno odnosi na osobe koje rade udaljeno, od kuće. Važno je odvojiti radni prostor od životnog prostora kako bi se mogla napraviti umna razdioba između poslovnog i privatnog vremena i time osigurati dobar balans između privatnog i poslovnog.
Imate li vi još neke savjete kako povećati produktivnost?
Provjerite kako vam mogu pomoći sa poslovima organizacije.