Pospremanje radnog prostora kritično je za poslovni uspjeh. Bilo da se radi o malom biznisu u kojem radi jedna osoba ili o velikoj multinacionalnoj korporaciji, neurednost prostora može utjecati na učinkovitost rada na više načina. Može smanjiti produktivnosti, utjecati na razinu stresa, pa i ugroziti sigurnost povjerljivih podataka. Pogledajmo zašto je pospremanje važno za poslovni uspjeh.
Provjerite oko sebe
Kako izgleda vaš radni stol? Okrenite se i pogledajte svoj stol na trenutak.
Vidite li šalice? Papire? Časopise? Mobitel? Novčanik? Sendvič? Notese? Razbacane kemijske olovke?
Možete li slobodno doći do miša i podloška ili su zakopani ispod hrpe nereda?
Utjecaj na produktivnost
Napravljene su mnoge studije koje su dokazale da fizički nered kod kuće ili na radnom mjestu negativno utječe na produktivnost. Evo kako; pretpostavimo da trebate pronaći određeni radni nalog kako biste krenuli s važnim projektom. Međutim taj radni nalog nalazi se negdje u jednoj od hrpa na nečijem stolu. Razmislite o vremenu koje biste vi i bilo koji broj kolega mogli potrošiti pokušavajući pronaći taj jedan komad papira. A sada razmislite o izgubljenoj produktivnosti ako se taj dokument trajno izgubi.
Stres zaposlenika
Sam boravak u pretrpanom okruženju može povećati razinu stresa. Neuredan stol ili ured mogu negativno utjecati na vaše raspoloženje, otpornost i sposobnost produktivnog rada, a nered stvara stres koji može uzrokovati loše raspoloženje. U vrlo pretrpanim uredima, zaposlenici često osjećaju da nemaju kontrolu nad svojim prostorom, a time ni nad svojim životima.
Vaša sposobnost da se fokusirate ograničena je u pretrpanim okruženjima, kao i sposobnost vašeg mozga da obrađuje informacije. Nered vam odvlači pažnju i onemogućuje obradu informacija jednako učinkovito kao što bi to činili u nenatrpanom, organiziranom i mirnom okruženju. Jednostavno rečeno — nered se natječe za vašu pažnju i može biti iscrpljujuće boriti se i oduprijeti mu se cijelo vrijeme, što povećava vašu ljutnju, i činiti vas frustriranima.
Sigurnost podataka
S papirima koji leže posvuda, ne samo da postoji značajan rizik od gubitka podataka, već su i izloženi znatiželjnim očima kradljivaca podataka.
Koje su prednosti uklanjanja nereda?
Osim suzbijanja svih gore navedenih rizika, postoje dodatne prednosti uklanjanja nereda koje mnoge tvrtke najčešće ne uzimaju u obzir.
Bolji fokus i učinkovitost
Čisto i organizirano radno okruženje rezultirati će učinkovitošću jer ne morate gubiti vrijeme i energiju da pronađete neki papir. Nered previše stimulira mozak. Uređeno radno mjesto ne samo da ublažava stres, već zapravo oslobađa snagu mozga da se posveti produktivnijim poslovima. Imate osjećaj kontrole i lakše ćete se usredotočiti na svoje zadatke.
Štedi vrijeme i energiju
Kada radite, morate upravljati svojim vremenom i energijom kako biste izvršili sve što imate na popisu svojih obaveza. Uklanjanje nereda na radnom stolu omogućit će lakše pronalaženje predmeta za rad poput potrošnog materijala.
Pojednostavljuje vašu rutinu
Kada radite imate svoje rutine koje osim radnog vremena uključuju i rutine odmora i obroka. Pojednostavljivanje rutine štedi nam vrijeme i energiju. Kad smo organizirani, moći ćemo više energije uložiti u radne zadatke.
Bolje zdravlje i smanjen stres
Čist radni stol donosi i zdravstvene dobrobiti. Smanjuje se rizik od ozljeda i bolesti. Osim toga stvara pozitivnu energiju koja će vam pomoći da ostvarite bolje dojmove sa kolegama i klijentima. Generalno gledano doživjet ćete manje stresa što će vam pomoći u poboljšanju vašeg zdravlja i učinkovitosti. Zapamtite da je i sam čin uklanjanja nereda lijek za stres.
Unosi pozitivnu energiju dok radite
Osim što uredan prostor ima utjecaja na vaše psihološko zdravlje, donijet će vam i osjećaj sreće. Sreća će vas učiniti produktivnijima i pozitivnijima u odnosima sa ostalima.
Feng Shui savjeti za prevladavanje nereda
Evo šest jednostavnih Feng Shui savjeta o tome kako prevladati nered i ponovno dobiti svoju jasnoću:
Postavite 3 pitanja
Uzmite svaki predmet i postavite si sljedeća tri pitanja, VOLITE LI TO — TREBATE LI GA — KORISTITE GA ako ne možete odgovoriti s VELIKIM DA, vrijeme je da ga se riješite!
Zakažite vrijeme za uklanjanje nereda
Uklanjanje nereda može biti vrlo emocionalno i donijeti mnogo uspomena, dobrih i loših, tako da spremanje cijelog vikenda možda nije najbolje rješenje. Umjesto toga rasporedite si raščišćavanje na 10 dana po 10 minuta i uvidjet ćete promjenu energije.
Koristite organizatore
Saznajte što točno koristite i pronađite mjesto za sve. Koristite razne organizatore za to i na svaki stavite natpis da jednostavno možete naći. Kada sve ima svoje mjesto i znate gdje se nalazi, uštedjet ćete si puno vremena i fizičkog napora.
Riješite se viška
Prodajte, donirajte ili bacite ono što vam ne treba. Ako imate stvari koje nikad ne koristite i samo vam skupljaju prašinu, vrijeme je da ih se riješite na način da ih prodate, donirate ili bacite.
Očistite svoj prostor
Očistite svoj prostor s namjerom što želite privući u svoj život. Tada se događa čarolija. Ako čistite svoj ormar s dokumentima, razmišljajte o tome koje nevjerojatne klijente želite privući, ako čistite svoj hladnjak, razmišljajte o tome koliko se zdravo želite osjećati.
Pospremite radni stol
Radni stol pospremite svaki put kad završite sa poslom. Slijedeći dan kad se vratite za njega, bit ćete zahvalni na osjećaju urednosti i organiziranosti.
Razni oblici nereda
Imajte na umu da nered nije samo fizički. Također nered može biti i digitalan. Pogledajte svoje računalo, svoj mobitel, svoje aplikacije koje nikad ne koristite i nepotrebno vam zatrpavaju prostor. Fotografije možete spremiti na disk, zadržite one koje su vam potrebne. Na vašoj radnoj površini čuvajte samo datoteke koje redovito koristite. Razmislite treba li printati sve dokumente ili je prihvatljivo da neke imate u digitalnom obliku i pristupate im kroz računalo, tablet ili mobitel.
I posljednji podsjetnik; nered mogu biti i ljudi, kupci, zaposlenici, prijatelji, ljudi oko vas koji ne podržavaju vaš rast, pa razmislite tko vam stvara nered i kako taj nered razriješiti.
Nered u vašem fizičkom okruženju zatrpat će vaš um i duh. Prestanite samosabotirati vlastiti posao i počnite čistiti svoj život.
Nije tajna da je papir glavni uzročnik nereda na radnom mjestu. Jedan od najbržih načina uklanjanja nereda je učinkovito upravljanje dokumentima, uključujući pohranu i uništavanje dokumenata. Trebate li pomoć oko definiranja sustava upravljanja dokumenata ili njegovog raščišćavanja, pogledajte kako vam mogu pomoći.