Agilni projektni menadžment za malu agenciju ne mora značiti pun Scrum tim s dediciranim Scrum Masterom. Scrum zvuči kao nešto što trebaju veliki timovi s vlastitim Scrum Masterom, Product ownerom i tjednim ritualima koji traju sate. Za agenciju od tri do osam ljudi, to djeluje kao preveliki aparat za posao koji treba odraditi.
I zato većina malih agencija uopće ne koristi Scrum, ili ga koristi napola: imaju Trello board koji nitko ne ažurira i “dnevni sastanak” koji traje četrdeset minuta jer nema strukture. Rezultat je gori nego da Scrum uopće nisu probali uvesti, jer djeluje kao da imaju proces, dok zapravo nemaju.
Zašto agilni pristup i dalje ima smisla, čak i bez dediciranog Scrum Mastera
Poanta agilnog rada nije u ritualima, nego u tome što rade. Potrebni su kratki ciklusi rada, vidljivost tko što radi, i prilika da se smjer promijeni prije nego što se previše vremena potroši u pogrešnom smjeru. Za malu agenciju koja žonglira s više klijenata odjednom, to je razlika između “projekt kasni i saznajemo to zadnji dan” i “vidjeli smo problem tjedan dana ranije, dok se još mogao riješiti”.
Ne treba vam netko tko cijeli dan radi samo to. Treba vam netko tko zna koji dio Scruma zadržati, a koji odbaciti za vašu veličinu.
Što stvarno zadržati kad nemate resurse za pun Scrum tim
Kraći ciklusi rada (sprintovi). Dvotjedni sprint ima smisla za veći tim. Za agenciju od nekoliko ljudi, tjedni ciklus često radi bolje, jer se brže vidi jesu li stvari na pravom putu.
Jedan pregled statusa, ne tri različita alata. Backlog, trenutni zadaci i rokovi trebaju biti na jednom mjestu koje svi stvarno koriste, ne u kombinaciji Slacka, mailova i tablice koju je netko zaboravio ažurirati.
Kratak tjedni pregled, ne dnevni sastanak od pola sata. Za male timove, dnevni standup lako postane teret. Jedan fokusiran tjedni pregled od petnaest minuta, s jasnim pitanjima (što je gotovo, što blokira, što je sljedeće), često daje isti rezultat uz puno manje prekida u radu.
Tri kratka sastanka tjedno, ne svaki dan, ali ni samo jednom. Ponedjeljkom dogovor tko što radi tog tjedna. Sredinom tjedna kratak checkup, dovoljan da se pogrešan smjer uhvati dok se još može ispraviti. Petkom status i retrospektiva zajedno: što je gotovo, što nije, i što mijenjamo iduće tjedne. Rjeđe od dnevnog standupa, ali dovoljno često da ništa ne skrene predaleko prije nego što netko to primijeti.
Ono što se obično preskoči, a ne bi trebalo
Backlog grooming, dakle redovito pregledavanje i prioritiziranje što dolazi sljedeće, obično prvo strada kad je tim zauzet. Posljedica je da se prioriteti određuju u panici, umjesto unaprijed. Ovo je dio koji najviše profitira od nekoga izvana tko će ga održavati dosljedno, jer je upravo backlog grooming ono što najlakše ispadne s liste prioriteta kad je tjedan naporan i nešto se mora žrtvovati.
Agilni projektni menadžment za malu agenciju, u praksi
Kad radim sa timom koji nema dediciranog Scrum Mastera, ne dolazim nametnuti udžbenički proces. Postavljam minimalnu strukturu koja odgovara veličini tima: jedan alat za praćenje, kratak tjedni ritam, i netko (ja) tko drži taj ritam dosljednim čak i kad je tjedan kaotičan, jer upravo u kaotičnim tjednima struktura najviše vrijedi.
Scrum Master certifikat i iskustvo vođenja agilnih timova u velikim organizacijama znače da znam koji dio procesa zadržati kad se sve mora smanjiti na razinu koja stvarno odgovara malom timu, a koji dio bi bio samo dodatna birokracija.
Ako vaš tim ima board koji nitko ne ažurira i sastanke koji ne vode nikamo, vrijedi razgovarati o tome koji dio strukture stvarno treba, a koji samo troši vrijeme.